Resumo do Livro: A Arte De Fazer Acontecer – David Allen

A arte de fazer acontecer: O Método GTD – Getting Things Done

Sinopse: Ao longo de sua carreira, David Allen, o nosso autor tem atuado, com extremo sucesso, como consultor de gestão e coach corporativo. “A arte de fazer acontecer”, seu primeiro livro, rapidamente se tornou best-seller. A partir desta obra, Allen passou a ser considerado um gênio da produtividade pessoal.

O livro é dividido em três partes:

a primeira fornece valiosas orientações para que o leitor obtenha o controle de sua vida por meio dos cinco estágios para administrar o fluxo de trabalho: coletar, processar, organizar, revisar e executar;
a segunda parte oferece mais detalhes sobre a aplicação da metodologia do autor;
a terceira parte explica por que os métodos de Allen funcionam e os benefícios a serem obtidos com a utilização de sua abordagem.

Aplicar o sistema de Allen é apresentado como uma forma de o trabalhador do conhecimento obter uma vantagem competitiva no novo milênio. Os princípios que você conhecerá a seguir são acionáveis tanto em ambientes domésticos quanto em sua rotina profissional.

Em suma, “A arte de fazer acontecer” é uma leitura obrigatória para quem deseja dominar seu tempo e, assim, viver intensamente o momento presente. Boa leitura!

Uma nova prática para uma nova realidade

A partir das recentes mudanças sociais que geraram um novo tipo de trabalho, chamado por Allen de “atividades do conhecimento”, novos comportamentos e ferramentas surgiram para gerenciar os fluxos de trabalho com maior eficiência.

Esses elementos são incorporados na metodologia do autor, cujos objetivos incluem disciplinar-se sobre esses itens, pois são adicionados à carga de trabalho.

Allen afirma que as pessoas podem ser mais produtivas quando mantêm a mente livre do que ele chama de “loops abertos”, isto é, as coisas que se comprometem a fazer e que, ao não serem prontamente realizadas, bloqueiam inconscientemente a produtividade.

Isso pode ser comparado à memória RAM dos computadores: quando muitas coisas são armazenadas na memória de curto prazo as chances de termos um fusível queimado são maiores. Sua ideia é que a mente humana é uma ferramenta de foco, não um local de armazenamento.

Além disso, é preciso anotar os resultados que você deseja alcançar. Então, para cada objetivo, é imprescindível determinar a “próxima ação física” necessária para avançar a situação.

Tal ação deve ser organizada em um sistema que, por sua vez, deve ser revisitado regularmente. Realizar essas etapas é o equivalente que o autor chama de “foco horizontal”.

Com ter controle sobre a sua vida

Allen explica os cinco estágios para administrar o fluxo de trabalho: coletar, processar, organizar, revisar e fazer.

No primeiro estágio, “Coletar”, a ideia é reunir todos os itens que ainda precisam ser preenchidos. As ferramentas de coleção incluem os dispositivos físicos de armazenamento de notas (tanto em papel quanto eletrônicos), aparelhos de gravação de voz e e-mail.

Existem três fatores que podem garantir o sucesso deste estágio:

1. todo ciclo aberto deve estar no seu sistema de coleta, não na sua cabeça;

2. você deve ter poucos dispositivos de coleta;

3. você deve esvaziá-los regularmente.

No estágio “processar” os espaços de armazenamento de tarefas devem ser limpos. Allen descreve isso como a melhoria mais importante para quase todas as pessoas com que ele trabalhou. Para o processamento, o autor sugere que, para cada tarefa, sejam buscadas as respostas para as seguintes perguntas:

O que é isso?
É acionável?

Se não puder responder, o recomendável é eliminar os registros. Caso contrário, é preciso definir qual será a próxima ação:

ela levará menos de dois minutos?

Se sim, realize-a imediatamente. Caso contrário, delegue ou adie a tarefa. Se demorar mais de dois minutos, considere-a um projeto (definido como aquilo que exige mais de uma ação) e coloque-a em seu planejamento de projetos que, oportunamente, deverá ser revisado.

No estágio “organizar”, o autor descreve oito categorias de lembretes e materiais: lixo, ferramentas de incubação, armazenamento de referências, lista de projetos, calendário, lista de lembretes das próximas ações e uma lista das coisas que você está esperando. Uma revisão semanal de todas as listas é fundamental para o sucesso.

Como fazer os projetos andarem de forma criativa

A seguir, o autor trata do “foco vertical”, isto é, o processo de pensamento por trás do planejamento de projetos bem-sucedido.

Allen afirma que o cérebro atravessa cinco fases para realizar a maior parte das tarefas e que esse modelo de planejamento natural é o mais eficaz para o planejamento de projetos. Essas fases são:

definir o objetivo e os princípios: isso ajuda a criar critérios para o processo de tomada de decisão, alinha recursos, motiva, aclara o foco e expande as opções disponíveis. Os princípios são os responsáveis por delimitar o plano e determinar quais serão os critérios de excelência buscados pelo comportamento profissional;
visualizar os resultados: uma visão fornece uma imagem do resultado final. Allen discute o sistema ativador reticular dentro do cérebro e como ele funciona tal qual um mecanismo de busca. Ao definir o resultado, este filtro no cérebro traz à tona elementos que combinam com a sua visão;
fazer o brainstorm: o autor recomenda colocar as ideias no papel para ajudar a gerar novos insights que não surgiriam caso a mente não tivesse se esvaziado ao escrever as ideias originais;
organizar: Allen descreve os passos essenciais para esta fase: identificar as peças significativas; classificar por (um ou mais) componentes, sequências e/ou prioridades; e detalhar até o nível necessário;
identificar as próximas ações: um projeto só pode ser considerado suficientemente planejado quando todas as “próximas ações” foram decididas em todos os aspectos que podem, efetivamente, ser movidos independentemente de outros componentes.

Como estabelecer o espaço, o tempo e as ferramentas

Você vai precisar de um espaço físico para servir como cabine central de controle. Se você já tem uma mesa e espaço no local onde trabalha, esse será provavelmente o melhor lugar para começar. Se você tem escritório em casa, é óbvio que esse será o seu principal local. Se você possui os dois, vai querer estabelecer sistemas idênticos e intercambiáveis em ambos.

Um espaço funcional de trabalho é vital. Se você ainda não possui um espaço exclusivo e uma caixa de entrada, providencie-os logo. Isso vale para estudantes, donas de casa, governantas e aposentados também. Todo mundo precisa ter um local físico de controle onde lidar com tudo o mais.

As ferramentas básicas para o processamento incluem:

pelo menos três bandejas para papéis;
uma resma de papel em branco, tamanho carta;
uma caneta ou lápis;
post-its tamanho 3×3;
clips para papel;
clips para documentos volumosos;
um grampeador e grampos;
fita adesiva;
elásticos;
uma etiquetadora automática;
pastas de arquivo;
um calendário;
cesto de papel ou caixas para reciclar.

Um sistema pessoal de referência simples e altamente funcional é crucial nesse processo. Se demorar mais do que um minuto para tirar algo do cesto, decida que não precisa de ação, mas que deve ser mantido para futuras referências e arquivado.

Os principais fatores de sucesso do arquivamento incluem manter os arquivos ao alcance das mãos, usar um sistema de arquivamento alfabético, ter muitas pastas novas, manter as gavetas com menos de três quartos de preenchimento, pastas devidamente etiquetadas, comprar gabinetes de arquivos de alta qualidade, se livrar de arquivos pendurados (quando possível) e limpar seus arquivos, pelo menos, uma vez por ano.

Coletar: a hora de juntar as tralhas

Geralmente, leva de uma a seis horas para coletar tudo o que é preciso. No entanto, é importante completar essa tarefa antes do início do processamento e organização. Embora você seja tentado a iniciar o processamento durante a coleta, não faça isso.

Primeiramente, você terá uma boa noção de quanta coisa existe. Em segundo lugar, o “fim do túnel” é identificado. Em terceiro, não é possível processar de maneira eficaz com a distração de saber que ainda há mais coisas a serem reunidas.

O processo de coleta deve cobrir todo o espaço físico, como gavetas de mesa, bancadas e armários. Também inclui uma “varredura mental” para descobrir qualquer elemento que possa residir no espaço mental, o que Allen chama de “RAM psíquica”.

O autor adverte que algumas pessoas podem se sentir ansiosas, uma vez que todos esses processos são conscientes, mas, ao mesmo tempo, ele recomenda a quantidade.

Processar: como esvaziar a entrada

Processar não significa que todas as ações serão concluídas; significa decidir o que fazer com cada um dos itens. Quando esta fase estiver completa, os elementos desnecessários terão sido eliminados, ações serão completadas em menos de dois minutos.

Allen fornece diretrizes para o processamento efetivo: processe primeiro o item superior: comece pelo item superior e resista ao desejo de retirar primeiro o item mais urgente, divertido ou interessante.

A seguir, processe um item por vez. Essa concentração focaliza a atenção e a tomada das decisões necessárias para superar tudo. Finalmente, nunca devolva nada às “tarefas a fazer”.

Uma vez que cada item é revisado, a questão principal é “qual é a próxima ação?” Se não houver, o item é destruído, incluído em uma lista “Algum dia/Talvez” ou anexado aos materiais de referência.

Se houver uma ação, torne-a específica, realize-a (se demorar menos de dois minutos), delegue-a (adicionando à lista “em espera”) ou adie-a.

Organizar: como definir os compartimentos certos

Uma vez que o processamento está completo, é preciso definir uma forma de organizar a saída. Allen indica os sete elementos principais para manter a saída:

uma lista de projetos;
material de suporte a projetos;
ações e informações inseridas na agenda;
listas de “Próximas Ações”;
uma lista “Em espera”;
material de referência;
uma lista de “Algum dia/talvez”.

Essas categorias devem ser mantidas distintas entre si. As listas são tudo o que você precisa para se manter organizado. O autor aconselha contra a tentativa de priorizar entre essas listas, pois definir prioridades é mais um processo intuitivo que ocorre quando as listas são revisadas.

As ações incluídas no calendário são aquelas que devem ser feitas em um dia (ou horário) específico, podendo incorporar gatilhos para ativar projetos, eventos e catalisadores de decisão. As “próximas ações” devem ser organizadas por contextos, como “chamadas”, “erros”, e “em casa”.

A lista “em espera” deve ser revista com frequência o suficiente para determinar se é preciso tomar alguma ação. Os itens no rol “ler e rever” e os e-mails que exigem ação são lembretes próprios e devem estar separados em uma pasta própria.

A lista “projetos” fornece um local único para revisar todos os projetos para as ações necessárias. O ideal é subdividir em categorias (como “pessoal” e “profissional”) ou subprojetos. O mais importante é encontrar uma forma que faça sentido para você e torne mais fácil a tarefa de encontrar tarefas e lembretes associados.

Lembre-se de que é tão importante organizar informações não-acionáveis (que incluem materiais de referência e a lista “talvez/algum dia”) quanto gerenciar lembretes de ações e projetos, desde que as ideias que ainda estão incubadas (isto é, não estão prontas para a ação) não sejam arquivadas erroneamente.

Revisar: como manter seu sistema funcional

Para manter o sistema funcionando, é fundamental manter a confiança em seus princípios. Isso somente pode ser obtido mantendo o sistema atualizado. É preciso decidir o que procurar e quando.

Allen sugere que a revisão mais frequente provavelmente será do calendário. Depois disso, as próximas listas de ações devem ser revistas.

A chave para sustentar o sistema é, portanto, a revisão semanal. Este processo inclui o que for necessário para esvaziar sua cabeça e inclui passar pelas cinco fases do gerenciamento do fluxo de trabalho: o autor sugere reservar algumas horas no início de cada sexta-feira à tarde.

Executar: como escolher as melhores ações

Allen oferece três modelos para decidir o que fazer em um ponto no tempo, além de sua recomendação simples para confiar na própria intuição. O “Modelo dos Quatro Critérios para Escolher Ações no Momento” utiliza os conceitos de contexto, tempo disponível, energia disponível e prioridade para tomar decisões.

O “Modelo Tríplice para Avaliar o Trabalho Diário” apresenta a ideia de que, durante um dia de trabalho, todos se envolvem em, pelo menos, uma dessas três atividades: fazer trabalhos predefinidos; fazer os trabalhos à medida que aparecem ou definir o próprio trabalho.

O sacrifício de não realizar o trabalho que você definiu em suas listas, porque algo mais surgiu, pode ser tolerado apenas se você souber o que está deixando de fazer. As pessoas podem culpar o estresse e reduzir a eficácia nos imprevistos quando, na verdade, os problemas acontecem em decorrência de um planejamento defeituoso.

Isso é tão importante que Allen considera a capacidade de lidar satisfatoriamente com imprevistos uma genuína vantagem competitiva.

O “Modelo em Seis Níveis” para revisar o seu trabalho é introduzido ao leitor em termos de altitude:

50 mil pés ou mais: vida;
40 mil pés: visões para três a cinco anos;
30 mil pés: metas para um a dois anos;
20 mil pés: áreas de responsabilidade;
10 mil pés: projetos atuais;
decolagem: ações atuais.
Cada um desses níveis deve ser melhorado e alinhado com o que está imediatamente acima. Dessa forma, as prioridades são direcionadas a partir do topo. No entanto, sem um senso de controle sobre projetos e ações atuais, tentar gerenciar-se de cima para baixo pode gerar frustração.

É por isso que Allen orienta a começar no nível inferior, garantindo, primeiro, que todas as listas de ações estejam concluídas para, só então, elaborar o modelo.

O poder do hábito da coleta

Na presente obra, Allen não deixa de entrar nos aspectos psicológicos de sua metodologia, discutindo os benefícios obtidos por seus clientes ao longo dos anos, incluindo um aumento de confiança no trabalho realizado por eles próprios e por suas equipes profissionais.

As pessoas se sentem mal com suas múltiplas obrigações e afazeres diários por que as tarefas incompletas representam acordos quebrados consigo mesmos. Para remediar isso, o autor aconselha três coisas: não faça o acordo, cumpra o acordo ou renegocie o acordo. Qualquer coisa realizada apenas em “RAM psíquica” (não consciente) terá peso igual e muitas coisas pequenas criarão mais estresse mental do que deveriam.

O poder da decisão sobre a próxima ação
Allen propõe que vinte minutos antes do final de uma reunião, deve-se perguntar: “então, qual é a próxima ação?”, a fim de aumentar a clareza. Trata-se de um senso comum radical, entretanto, é fácil evitar esse nível de pensamento mais relevante.

Ele ressalta o lado sombrio de uma “cultura colaborativa”, na qual as pessoas são muito educadas para responsabilizar os outros, mas consideram descortês permitir que nos afastemos de decisões pouco claras.

Fazer essa pergunta é fundamental para que os trabalhadores do conhecimento aumentem sua produtividade por meio da “capacidade de resposta operacional”. Finalmente, essa questão pressupõe que existe a possibilidade de mudança e que, portanto, algo pode ser feito para que ela aconteça.

O poder do foco nos resultados

Até mesmo o menor aumento na utilização do planejamento natural pode provocar melhoras significativas. O autor elogia a capacidade de visualizar o sucesso quando a forma de o alcançar ainda não está clara.

Ser capaz de gerar muitas ideias (boas e más) é uma peça crítica de inteligência criativa. Escolher e efetivar o método das “próximas ações” é a essência da produtividade. Sua aplicação efetiva é descrita como um dos principais componentes da eficiência profissional neste novo milênio.

Resumo final

Para se manter no curso em termos consistentes, você vai ter de fazer algumas coisas que talvez ainda não tenham se tornado hábitos: manter tudo fora da sua cabeça; decidir as ações e os resultados logo que cada situação apareça em seu radar, e não depois; e revisar e atualizar regularmente o inventário completo dos veios abertos da sua vida e do seu trabalho.

Esperamos que, nesse momento, você tenha pelo menos estabelecido um ponto de referência para o valor que esses comportamentos agregam. Não se surpreenda, porém, se levar um tempinho até eles se tomarem automáticos. Seja paciente e curta o processo!

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